เดือนเมษายนนอกจากเป็นเดือนที่มีวันหยุดช่วงสงกรานต์ยาว ๆ แล้ว ยังเป็นเดือนแห่งการประชุมสามัญประจำปีผู้ถือหุ้น (Annual General Meeting หรือ AGM) สำหรับบริษัทจดทะเบียนที่มีรอบบัญชี 31 ธันวาคม ตามพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัดที่กำหนดให้บริษัทต้องจัดการประชุมสามัญประจำปีผู้ถือหุ้นภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชีของบริษัท


การประชุมสามัญประจําปีผู้ถือหุ้นเป็นโอกาสสําคัญที่ผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นเจ้าของกิจการจะได้พบกับคณะกรรมการและฝ่ายจัดการของบริษัทซึ่งเป็นตัวแทนของผู้ถือหุ้นในการดําเนินธุรกิจเพื่อรับทราบและสอบถามเกี่ยวกับผลการดําเนินงานของบริษัทในรอบปีที่ผ่านมา และพิจารณาเรื่องสําคัญ ๆ


เช่น แต่งตั้งกรรมการ แต่งตั้งผู้สอบบัญชี การพิจารณาค่าตอบแทนของคณะกรรมการ การจ่ายหรืองดจ่ายปันผล เป็นต้น จึงถือได้ว่าการประชุมผู้ถือหุ้นเป็นองค์ประกอบหลักสําคัญประการหนึ่งของการกํากับดูแลกิจการที่ดีเพราะเป็นกลไกให้ผู้ถือหุ้นรับทราบว่าบริษัทมีสถานะเป็นอย่างไรทั้งข้อมูลการดำเนินการที่เกี่ยวกับการเงินและข้อมูลการดำเนินการที่ไม่ใช่การเงิน รวมทั้งสามารถใช้สิทธิออกเสียงเกี่ยวกับการดําเนินงานของบริษัท

แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับบริษัทในวันประชุมผู้ถือหุ้น

- กรรมการทุกท่านควรเข้าร่วมประชุมอย่างพร้อมเพรียงกัน


- จัดให้มีการประชุมตามวาระที่กําหนดไว้ในหนังสือนัดประชุมโดยไม่ควรเพิ่มหรือสลับวาระจากที่แจ้งในหนังสือนัดประชุมโดยไม่มีเหตุอันควร


- การอธิบายผลการดําเนินงานของบริษัทในรอบปีที่ผ่านมาควรใช้สไลด์หรือวีดิทัศน์ประกอบซึ่งทําให้ผู้ถือหุ้นเข้าใจง่ายขึ้น


- ในวาระพิจารณาแต่งตั้งกรรมการ ประธานคณะกรรมการสรรหาเป็นผู้อธิบายขั้นตอนการพิจารณาผู้ที่ได้รับการเสนอชื่อเป็นกรรมการ รวมทั้งความเหมาะสมของบุคคลเหล่านั้น ทั้งนี้ หลีกเลี่ยงการเสนอชื่อกรรมการใหม่ในที่ประชุมผู้ถือหุ้นใน “วาระพิจารณาแต่งตั้งกรรมการ” หรือ “วาระอื่น ๆ”


- ในวาระกําหนดค่าตอบแทนกรรมการ ประธานคณะกรรมการกําหนดค่าตอบแทนเป็นผู้อธิบายโครงสร้าง ค่าตอบแทนกรรมการ ที่มาและเหตุผลของค่าตอบแทน รวมทั้งการเปรียบเทียบกับบริษัทอื่น ๆ ด้วย ทั้งนี้ หลีกเลี่ยงการขอสัตยาบันค่าตอบแทนกรรมการจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น และค่าตอบแทนกรรมการที่ เสนอในที่ประชุมผู้ถือหุ้นไม่ควรแตกต่างจากที่ระบุในหนังสือนัดประชุม


- ประธานที่ประชุมแจ้งวิธีปฏิบัติในการลงคะแนนและนับคะแนนเสียงก่อนเริ่มการประชุม รวมทั้งระบุกรณีที่จะมีผลให้การลงคะแนนเสียงเป็นโมฆะ


- ประธานที่ประชุมแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงผู้ไม่มีสิทธิออกเสียงเนื่องจากเป็นผู้มีส่วนได้เสีย


- การนับคะแนนเสียงในแต่ละวาระควรประกาศให้ที่ประชุมทราบโดยระบุจํานวนรายและจํานวนหุ้นของผู้ที่ลงมติเห็นด้วย ไม่เห็นด้วย และงดออกเสียง


- เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นมีโอกาสแสดงความเห็นและตั้งคําถามได้อย่างเต็มที่และให้เวลาเพียงพอเหมาะสมที่จะแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคําถามในทุกวาระ


ในเมื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทมีโอกาสที่จะได้พบเจอกับคณะกรรมการและฝ่ายจัดการของบริษัทอย่างน้อยปีละ 1 ครั้งแล้ว จึงควรใช้โอกาสนี้ให้คุ้มค่าโดยการซักถามข้อมูลของบริษัทในมุมต่าง ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจบริษัทมีความโปร่งใส ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงได้อย่างครอบคลุม


ตลอดจนมีทิศทางการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืน สอดคล้องกับแนวคิดและระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ผู้ถือหุ้นซักถามข้อมูลได้ตรงประเด็นและครบถ้วน ผู้ถือหุ้นควรศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ที่บริษัทส่งมาในหนังสือนัดประชุม เช่น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งก่อน งบดุลและงบกําไรขาดทุน แบบ 56-1 One Report ข้อมูลที่ปรากฎอยู่ในแต่ละวาระการประชุม เป็นต้น


ผู้เขียนขอขยายความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ “แบบ 56-1 One Report” ซึ่งแบบ 56-1 One Report คือ การรวมแบบแสดงรายการข้อมูลประจำปี (แบบ 56-1) และรายงานประจำปี (56-2) โดยสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (สำนักงาน ก.ล.ต.) ต้องการยกระดับการรายงานและเปิดเผยข้อมูลเพิ่มขึ้นทั้งส่วนของการประกอบธุรกิจและผลการดำเนินงาน การดำเนินตามแนวทางการพัฒนาอย่างยั่งยืน (Sustainability) และการกำกับดูแลกิจการ 


รวมทั้งเพื่อลดภาระของบริษัทจดทะเบียนไม่ต้องนำส่ง 2 รายงาน ซึ่งกำหนดให้บริษัทจดทะเบียนต้องนำส่งต่อสำนักงาน ก.ล.ต. ภายใน 3 เดือน นับตั้งแต่วันสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี โดยประกอบด้วยข้อมูลสำคัญที่จะช่วยให้เข้าใจภาพรวมและทิศทางการดำเนินธุรกิจมากขึ้น


โดยเฉพาะเรื่องลักษณะการดำเนินธุรกิจ การวิเคราะห์ความเสี่ยงและโอกาส การขับเคลื่อนธุรกิจเพื่อความยั่งยืนด้วยการดำเนินงานที่คำนึงถึงความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมเพื่อความสามารถในการเติบโตในระยะยาว การวิเคราะห์และคำอธิบายของฝ่ายจัดการ (Management Discussion & Analysis หรือ MD&A) ที่อธิบายถึงสาเหตุการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขที่สำคัญในงบการเงิน


รวมถึงการกำกับดูแลกิจการ (Corporate Governance) ที่แสดงถึงนโยบาย พัฒนาการ และจรรยาบรรณธุรกิจ โครงสร้างการกำกับดูแลกิจการ ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับคณะกรรมการ คณะกรรมการชุดย่อย ผู้บริหาร พนักงาน รวมถึงผลการดำเนินงานด้านการกำกับดูแลกิจการ