จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) และการห้ามจัดกิจกรรมที่มีการรวมกลุ่มของบุคคลจำนวนมาก ทำให้การประชุมต่าง ๆ ของคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นของบริษัทจดทะเบียนเพื่อรายงานหรืออนุมัติการดำเนินงานเป็นไปด้วยความยากลำบาก อย่างไรก็ตาม บริษัทจดทะเบียนสามารถจัดการประชุมกรรมการหรือผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-AGM) ได้ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่ประกาศใช้ตั้งแต่วันที่ 19 เมษายน 2563 เป็นต้นมา ถือเป็นทิศทางการประชุมตอบรับยุค New Normal หรือวิถีใหม่


ในปี 2564 มีความก้าวหน้าของกฎหมายบริษัทมหาชนในการจัดประชุม E-AGM มากขึ้น โดยเมื่อวันที่ 11 พฤษภาคม 2564 ที่ประชุมคณะรัฐมนตรี (ครม.) มีมติเห็นชอบร่างการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจํากัด พ.ศ. 2535 เพื่อให้สอดรับกับพระราชกําหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซี่งการแก้ไขกฎหมายดังกล่าวจะเป็นผลดีต่อการดําเนินธุรกิจและลดภาระค่าใช้จ่ายของบริษัท อีกทั้ง ยังเป็นการส่งเสริมการดําเนินธุรกิจของบริษัทให้มีประสิทธิภาพ ทันสมัย และสอดคล้องกับโลกยุคดิจิทัลในปัจจุบัน อีกทั้ง ยังมีความเป็นสากลเทียบได้กับประเทศชั้นนํา เช่น เยอรมนี อิตาลี โปแลนด์ อังกฤษ และ สหรัฐอเมริกา เป็นต้น


ในส่วนของการแก้ไขเพิ่มเติมดังกล่าวที่เกี่ยวกับการประชุมแบบ E-AGM สรุปพอสังเขป ดังนี้

1) ให้จัดการประชุมกรรมการหรือการประชุมผู้ถือหุ้นที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทหรือจังหวัดใกล้เคียง 9ตามที่ข้อบังคับกำหนด แต่ต้องอยู่ภายในราชอาณาจักร และสามารถจัดประชุมออนไลน์ได้โดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ณ สำนักงานใหญ่ของบริษัท ทั้งนี้ ต้องไม่มีข้อห้ามในข้อบังคับบริษัท


2) การจัดประชุมผู้ถือหุ้นบริษัทต้องโฆษณาวันนัดประชุมในหนังสือพิมพ์ไม่น้อยกว่าสามวันก่อนวัน ประชุม โดยบริษัทสามารถลงโฆษณาดังกล่าวทางสื่ออิเล็คทรอนิกส์แทนการโฆษณาทางหนังสือพิมพ์ได้ ซึงเป็นทางเลือกเพิ่มเติมจากการประกาศโฆษณาลงในหนังสือพิมพ์รายวัน อีกทั้ง ยังเป็นการลดภาระและต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดําเนินการของบริษัท


3) บริษัทสามารถส่งหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้แก่ผู้ถือหุ้นโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ผู้ถือหุ้นต้องแจ้งความประสงค์ ทั้งนี้ เพื่อบริษัทจะได้มีข้อมูลอีเมลที่เป็นปัจจุบันสําหรับการส่งหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวให้กับผู้ถือหุ้นทุกคนอย่างถูกต้องและครบถ้วนตามกฎหมายนั้นเอง


4) ผู้ถือหุ้นสามารถมอบฉันทะโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้บุคคลอื่นเข้าประชุมผู้ถือหุ้นแทนได้ เป็นการเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ถือหุ้น


อย่างไรก็ตาม แม้การประชุม E-AGM จะมีข้อดี แต่ก็มีปัญหาและความท้าทายอยู่บ้างที่บริษัทไม่ควรมองข้าม เช่น

• ระบบที่รองรับการประชุม E-AGM ต้องสามารถรองรับได้กับทุกอุปกรณ์การสื่อสาร ทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ มือถือ และแท็บเล็ต เพื่อให้เกิดความเท่าเทียมในการรับรู้ข้อมูลในการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์

• ความเสถียรของระบบอินเทอร์เน็ต หากเกิดขัดข้องระหว่างประชุม อาจจะทําให้การประชุมมีปัญหาได้ โดยเฉพาะการนับองค์ประชุมและลงคะแนนเสียง บริษัทจึงต้องทดสอบและมีระบบสํารองสําหรับเหตุฉุกเฉินดังกล่าว

• ความเข้าใจการใช้งานเทคโนโลยีของผู้ถือหุ้น ผู้ถือหุ้นที่ไม่เข้าใจจะรู้สึกว่ามีความยุ่งยาก เช่น ในการลงทะเบียนเข้าประชุม การซักถาม การออกเสียง เป็นต้น บริษัทจึงควรจัดให้มีการแนะนําและซักซ้อมให้กับผู้ถือหุ้นก่อนวันประชุมจริง

• การเผยแพร่บันทึกเทปการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เกิดความเท่าเทียมกัน บริษัทจึงควรนําเทปการประชุมดังกล่าวขึ้นบนเว็บไซด์ของตนเพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถรับชมย้อนหลังได้

ความสําคัญของการจัดประชุม E-AGM อีกประการหนึ่ง คือ ผู้ให้บริการระบบ E-AGM ซึ่งปัจจุบันมีอยู่หลายราย ดังนั้น การเลือกผู้ให้บริการรายใด คณะกรรมการบริษัทจึงควรพิจารณาทั้งในเรื่องของความสามารถของระบบที่สามารถรองรับกับปริมาณของผู้ถือหุ้นที่จะเข้าร่วมประชุม การออกเสียงลงคะแนน การซักถามผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ และความปลอดภัยของข้อมูล ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การประชุมเป็นไปโดยราบรื่นและป้องกันข้อโต้แย้งหรือข้อพิพาทในการจัดประชุม ตลอดจนสร้างความสะดวกและความประทับใจให้แก่ผู้ถือหุ้น